Ett nytt arbetssätt

Om Du vill ta vara på den moderna tekniken krävs att Du ändrar Ditt arbetssätt. Att använda Din PC och Microsoft Office som en ganska krånglig (och dyr) skrivmaskin är inte effektivt.
Det gäller att skapa en "plan för dokumenthanteringen" så att Du vet hur Du ska hantera olika typer av dokument. Och är ni flera i firman så ska givetvis alla jobba på ett likartat sätt.

Vad är ett bra dokument?

Bra dokument har en konsekvent layout för ett enhetligt "ansikte utåt" och så att man känner igen sig från ett dokument till ett annat.
Bra dokument har en tydlig identifiering, man ska se vem dokumentet tillhör, vem som gjort det, när det gjordes, vad det handlar om, hur många sidor det har.
Bra dokument har ifyllda "dokumentegenskaper", dvs att dokumentets identifiering lagrats åtkomligt så att dokumentet kan hanteras, sökas och återvinnas elektroniskt.
Bra dokument har klassificerats med typ, ämnesområde mm så att det kan visas upp i rätt sammanhang.
Låter det bra men jobbigt?
Med Faktotums "Administrations-paket för mindre företag" sker allt detta med automatik från de uppgifter som Du ändå måste skriva för att läsaren ska förstå innehållet.

Prova EMMA: "Administrationspaket för mindre företag". Då kan Du:
§ Snabbare skapa Dina dokument, dels genom effektiva mallar, dels genom verktyget "Välj standardtext"
§ Jobba direkt från uppgifterna i Outlooks adressböcker utan "manuell" kopiering
§ Få en enhetlig dokumentlayout och mer korrekt utformade och identifierade dokument
§ Få hjälp med konsekvent filnamnsutformning
§ Skapa en konsekvent struktur i dokumentarkivet som kan delas av alla
§ Få snabbare åtkomst till lagrade dokument
Paketet innehåller följande funktioner:
§ Outlookformulär som hanterar allmänna och specifika kunduppgifter
§ "Vyer" i Outlook för att hantera Outlookobjekt rationellt
§ Funktion för att skapa brev, rapporter mm direkt från Outlook:s kontaktformulär
§ Funktion för att välja och lägga in standardtexter i brev
§ Mallar i Word, Excel och PowerPoint som arbetar mot ett gemensamt parameterregister och som säkrar konsekvent layout och identifiering
§ Etikett- och brevmall för kopplad utskrift från adressböcker i Outlook
§ Funktion för att välja "rätt" mapp och filnamn vid "Spara"
§ Funktion för underhåll av parameterregister och standardtextregister

Systemkrav

För att köra "paketet" krävs att MS Office 2000 eller XP är installerat på PC-arbetsplatsen.