Lönsamhet i informationshanteringen

Någon har räknat ut att om man inom den offentliga sektorn kan minska tiden för informationshantering med fem minuter per dag så kan man minska kostnaderna med 1,8 miljarder per år.

Detta resonemang kan över föras på alla typer av organisationer, stora som små. Med andra ord så finns det mycket att hämta i att förbättra informationshanteringen. Åtgärderna kan variera, men resultaten kan i allmänhet bli desamma. Här är tre områden som vi kan påverka:

• kostnaderna/resursåtgången för informationshanteringen

• kvaliteten på informationen

• tillgängligheten till informationen

Minska kostnaderna, tjäna tid

För att veta vad man kan göra för att minska kostnaderna kräva att man tittar på hela hanteringsprocessen, från det att behovet uppstår tills dess att informationen är avvecklad. Varje steg i processen har en potential till förbättringar.

Två tunga områden i hanteringsprocessen är produktion och åtkomst. Genom effektiva hjälpmedel kan vi minska produktionstiderna. Genom att skapa systematik i identifiering och klassificering kan vi på ett dramatiskt sätt förbättra möjligheterna att hitta den information vi söker.

Förbättra kvaliteten

Kvalitet i informationen kan bl a vara att innehållet är korrekt, fullständigt och aptitligt serverat, dvs att layout och struktur fyller höga krav.

Innehåll är i hög grad ett resultatet av vad informationsproducenten (författaren) lyckas åstadkomma. Möjligheterna att skapa hjälpmedel för att säkra ett bra innehåll dock många och de utnyttjas dåligt i många organisationer. Korrekta, lättillgängliga dokumentmallar och färdiga dokumentstrukturer (rubrikverk) och standardtexter är exempel på hjälpmedel som man kan utnyttja. Om man saknar dessa hjälpmedel i en organisation idag kan man räkna med stora vinster när man inför dessa hjälpmedel.

Gör informationen tillgänglig

Metoderna som tillämpas för att göra informationen tillgänglig för dem som behöver den är många och inte alltid särskilt effektiva. Ofta saknas väsentliga delar av den "plan" som krävs för att informationen verkligen ska bli effektivt "tillgänglig" . Det kan gälla de strukturer som används, det kan gälla klassificeringen av dokumenten och det kan gälla andra detaljer som kan förbättras.

Rent principiellt kan man ju också säga att det inte kan vara effektivt att producera en mängd information som "konsumenterna" sedan inte hittar bär de behöver den.