Faktotum - Informationshantering

Informationshantering blir en allt viktigare faktor i all industriell verksamhet. Volymerna i den elektroniska hanteringen växer lavinartat medan metoder och struktur i hanteringen ofta är bristfällig. All fokus är på att producera och göra information tillgänglig för det kortsiktiga behovet. Planer och struktur för arkivering och avveckling saknas ofta helt.

Behovet av att kunna "kommunicera" och utbyta information med kunder, leverantörer och andra samarbetspartners blir också allt mer uppenbart. Det ställer nya krav på stringens och säkerhet som kan vara svåra att uppnå utan ganska omfattande planering och åtgärder.

Nya krav

Området "elektronisk informationshantering" är under stark utveckling. Man kan säga att vi går från ett dokumentorienterat synsätt (dokumentet är informationen) till ett objektorienterat synsätt där vi hanterar olika typer av "informationsobjekt" som kan vara allt ifrån ett Worddokument, ett mail eller ljud/videofil till en HTML- eller XML-fil på en web.

Detta leder till nya krav på hur man ska hantera och presentera information men det ställer också nya krav på identifiering och klassificering. När vi lämnar traditionella metoder (som alla känner till) och går in på nya fält blir behovet av en plan för informationsstruktur och informationshantering alltmer uppenbar.

Efterhand som informationsmängderna ökar så ökar också behovet att identifiera och klassificera informationen; det är ett av leden i en process där information ska kunna skapas, underhållas, arkiveras, återsökas och sedermera avvecklas. Här krävs bl a identifierings- och klassificeringsregler.

Ett effektivt sätt att säkra att den praktiska hanteringen sedan kommer att fungera är att skapa dokumentmallar som säkrar att identifiering och klassificering alltid blir utförd. På köpet får man en enhetlig profil på det material som produceras, till gagn för såväl intrycket som hanteringen av dokumenten.

Ett sätt att öka effektiviteten i informationshantering och -lagring är att styra upp valet av metoder och verktyg och skapa en högre grad av "integration" i informationshanteringen med mindre administrativ tid och mindre tid för dokumenthantering som följd.

Titta på syftet

Informationshanteringen har alltid ett syfte, t ex att skapa och publicera material i ett projekt eller att få en reseräkning genom administrationen. Därför är det också av vikt att man tittar på de processer som informationshanteringen ska stödja. I vardagen rör det sig i ofta om att hantera olika typer av ganska enkla ärenden men naturligtvis också planering, administration och uppföljning i affärsprojekten.

Läs mer om lönsamhet i informationshanteringen.