Du har här fått Faktotums nyhetsbrev. Det tar upp angelägna ämnen alltifrån IT-strategi till praktiska vardagsfrågor i informationshanteringen. Idag handlar det om att man måste ta reda på vad informationshanteringen kostar och om den verkligen bedrivs effektivt i Din organisation. Om Du har frågor eller synpunkter kan Du kontakta Björn von Boisman via epost eller mobil 070-544 80 13.

Vad kostar informationshanteringen?

Informationshantering är allt från att producera brev, rapporter och protokoll till att ta hand om sin inkommande epost, hitta den information man behöver och göra den information tillgänglig som andra behöver. Vem man än frågar och vilken organisation man än tittar på så visst hittar man brister:

• "Det är ett elände med mailen, jag får ägna massor med tid åt att bläddra igenom saker som jag inte är intresserad av!"

• "När jag ska skriva ett brev brukar jag leta upp något liknande som jag skrivit tidigare, det går ganska bra. Men det ska visst finnas färdiga mallar, har jag hört."

• "Jag  hittade till slut uppgifterna på intranätet efter mycket sökande. Men det visade sig att det var en gammal version så det blev i alla fall fel när jag skrev in dem i rapporten."

• "Protokollen skickar jag alltid dagen efter till alla. De får det som en bilaga i mailen så att de själva kan bestämma var de ska göra av dem."

Känner Du igen situationerna? Det är lite som med Tammer och "en kvart om dagen". Genom att jobba igenom informationshanteringen "från ax till limpa" så kan vi totalt sett tjäna in massor med resurser som kan användas till bättre saker. För att inte tala om hur mycket bättre kvalitet vi kan åstadkomma.

Du tycker säkert det är lätt att hålla med om detta. Ämnet är ju ofta uppe i den interna diskussionen man och man emellan. Hur många har Du inte hört prata om vad de tycker om epostfloden?

Den stora frågan är naturligtvis vad man kan göra åt det hela. Går det att få bättre ordning på eposten? Går det att få struktur i den gemensamma lagringen så att man vet var man ska lagra dokumenten och var man ska hitta dem? Går det att säkra aktualiteten på den information som finns på våra websidor vare sig de är interna eller externa? Går det att förmå individer att anpassa sig till ett gemensamt arbetssätt så att man få jobba lite rationellt i sin vardagshantering? 

Svaret är givetvis ja. Men det krävs en viss metodik och erfarenhet för att åstadkomma detta så att det blir en lönsam förändring.Läs mer om detta på vår hemsida!

Läs mer...

Faktotum representerar en bred kompetens inom IT-strategi och närliggande områden. Vi arbetar också med analys, planering och genomförande av projekt inom området informationsstruktur och dokumentstyrning/ dokumenthantering samt utveckling och förvaltning av informations- hanteringslösningar, t ex i Microsoft Office och Outlook/Exchange Server